​

Bitácora de cambios

UrbaSys anota sola algunos cambios que afectan el control de la empresa. Nadie llena esa nota a mano: se escribe en el momento en que ocurre el cambio, con la fecha y, si la persona tenía la sesión abierta, con quién lo hizo. Esa nota no se corrige ni se borra. No hay forma, dentro del sistema, de reescribirla para ocultar un alta, una baja o un cambio de facturación. No es una pantalla del menú diario. Ventas y almacén no la consultan. El derecho a verla es del dueño y del administrador de la empresa.

​

Qué queda anotado

​

Personas de la empresa

Cada vez que alguien entra al equipo, cambia de puesto o deja de pertenecer a la empresa:

• Alta de un miembro, con el rol que recibió.
• Cambio de rol (por ejemplo, de ventas externo a ventas interno).
• Cambio de su situación en la empresa.
• Baja.

La nota guarda el puesto y la situación de antes y de después. No guarda la contraseña. Las dos casillas extra de cotización (crear ya autorizada y cambiar el estado) no entran en esta bitácora. El cambio de rol sí.

​

Facturación de la empresa

Cuando se conecta, se modifica o se retira la configuración para timbrar:

• Si la empresa quedó ligada a su organización de facturación.
• Si hay llave de pruebas y si hay llave de producción. La bitácora solo anota que existen o que se quitaron. No copia las llaves ni el certificado.
• Si la empresa pasó a facturar en serio o volvió a pruebas.

Sirve para saber quién movió esa configuración y cuándo, sin dejar las llaves escritas en el historial.

​

Trabajadores

En el expediente de nómina queda anotado:

• El alta, con nombre y puesto.
• El paso a inactivo.
• La baja.

No anota sueldo, CLABE, número de seguridad social ni los documentos de identidad. Esos datos siguen solo en la ficha, visible para dueño y administrador. Volver a marcar a alguien como activo, o cambiarle el salario, no genera esta nota.

​

Solicitudes para abrir una empresa

Cuando una solicitud para entrar como dueño se aprueba o se rechaza, la decisión queda anotada, con el nombre de la empresa y el estado anterior y el nuevo. Si el rechazo ocurre antes de que exista la empresa, esa nota no la ve el equipo: queda solo para quien administra la plataforma.

​

Qué no está en esta bitácora

Otros movimientos ya dejan su propio rastro en la pantalla donde se trabajan:

• Entradas y salidas de material, en Kardex.
• Cargos, abonos y ajustes de un cliente, en el estado de cuenta.
• La cancelación de una factura, en la propia factura: motivo, fecha y quién la canceló. Vea Facturación CFDI.
• El complemento de pago y la carta porte, en el documento ya timbrado.

​

Cómo usarla

No sustituye el cierre del día ni el archivo contable. Sirve cuando hace falta responder quién dio de alta a un miembro, quién pasó la facturación a producción, quién dio de baja a un trabajador o quién aprobó la apertura de la empresa. Si el relato de alguien no coincide con la operación, esta nota es la que prevalece: no se puede ajustar después para que cuadre con otra versión.