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Cotizaciones

El módulo de Cotizaciones permite armar propuestas comerciales con materiales del catálogo, aplicar descuentos o aumentos por partida y generar PDF para el cliente. El rol Almacén no tiene acceso a este módulo.

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Antes de empezar

  • Tenga dados de alta al cliente en CRM (lista de precios y crédito, si aplica).
  • Verifique que los productos existan en inventario o en pre-inventario si aún no hay stock.

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Estados de una cotización

Flujo principal:
Estados alternos: RECHAZADA o VENCIDA. Solo dueño y administrador cambian estatus por defecto; ventas puede hacerlo si la empresa les otorgó permiso específico.

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Crear una cotización

  1. Abra Cotizaciones → Nueva cotización.
  2. Seleccione cliente; el sistema aplicará la lista de precios configurada en CRM (público, mayoreo o contratista).
  3. Agregue partidas buscando SKU o nombre.
  4. Revise cantidades, precios unitarios y subtotales.
  5. Aplique, si necesita:
    • Descuento global (porcentaje o monto).
    • Aumento fijo por partida cuando un material requiera cargo extra (flete especial, corte, etc.).
  6. Agregue notas visibles en el PDF.
  7. Guarde en borrador o avance de estado según su proceso.

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IVA y totales

  • El IVA aplicado es 16 % sobre la base gravable correspondiente.
  • Los totales se muestran desglosados: subtotal, IVA y total.

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Cotizaciones en dólares o euros

  1. Elija la moneda de la cotización (MXN, USD o EUR).
  2. Confirme el tipo de cambio mostrado; puede editarlo si su mesa lo autoriza.
  3. Las partidas pueden mostrar importes en moneda extranjera; al guardar, UrbaSys congela equivalentes en pesos para procesos fiscales posteriores.
  4. Al agregar productos capturados en otra moneda, el sistema puede precargar el tipo de cambio de referencia del catálogo.

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Recálculo automático de precios vigentes

Mientras la cotización esté abierta (borrador, enviada o aprobada sin factura activa):
  • Al abrir el módulo o al cambiar precios en inventario, las partidas pueden recalcularse con el catálogo vigente y la lista del cliente.
  • Los cambios se guardan en la cotización.
  • El PDF usa la misma lógica al generarse.
Las cotizaciones despachadas o entregadas quedan congeladas; no se recalculan para preservar el acuerdo comercial.

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Edición, duplicado y facturación

  • Puede editar borradores y aprobaciones sin factura fiscal activa.
  • Use duplicar para repetir una cotización similar con nuevo folio.
  • Si ya existe factura timbrada, la fila muestra Facturada y el menú se limita a consulta, PDF y XML (según permisos).

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PDF y datos comerciales

El pie del PDF puede incluir condiciones comerciales definidas por su empresa (vigencia, tiempo de entrega, cuentas bancarias, forma de pago). Dueño y administrador mantienen esos textos en Ajustes de cotización.

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Crédito del cliente

Si el cliente opera a crédito pero no tiene línea autorizada, el cotizador puede mostrar un aviso antes de confirmar. Revise CRM antes de aprobar ventas a crédito.

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Flujo recomendado hasta cobro

  1. Cotización aprobada.
  2. Programación en Logística si hay entrega a obra.
  3. Facturación CFDI al momento fiscal acordado.
  4. Registro de abono en CRM si la forma de pago es parcial (PPD) o posterior.

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Rol Almacén

Personal con rol WAREHOUSE no accede a Cotizaciones. Cualquier ajuste comercial debe hacerlo ventas o administración.